账务整理前要准备哪些电子资料？资料不全时先做什么

资料不全，也可以先开始盘点。关键是分清：现有资料能核实什么，缺的那一份会影响哪项判断。没有取得记录的月份应标为“待补”，不能直接当成当月没有业务。

一、按想核清的问题，找对应的文件

下表按问题列资料。选与自己情况相符的一行即可，不需要把每一行都备齐。

想核清的问题	从财务账里找什么	还要找什么，用来做什么
某个银行账户的月底余额是否对得上	该账户的银行存款明细账，保留期初、本期收支和期末余额	同一账户、同一期间的银行流水可用来核逐笔收支；要核月底余额，再找能显示同一截止日余额的银行记录。
某家客户或供应商的往来余额从哪里来	该客户或供应商的期初余额和逐笔往来明细	找该对象的对账单、相关收付款记录；涉及退货的一笔，再补对应退货记录。只有己方资料时，可先核自己的记录，不能写成双方已确认余额。
某批发票与账上记录能否对应	涉及业务的明细账或凭证明细，保留记账日期、凭证号、摘要和金额	找可导出的发票明细，保留发票号码、开票日期、购销双方、金额和税额。发票能帮助查找对应记录；要确认钱是否已收付，还要查收付款依据。
换财务软件后，旧账期末与新账期初能否接上	旧账最后一期、新账接续首期的科目余额表；涉及具体客户或供应商时，再找对象明细	标明旧账截止日、新账期初对应的日期，以及已知的科目或对象名称变化。两张表可以显示哪里不同，哪一边有依据，还要结合历史记录判断。

二、导出的文件，要能查到每一笔

打开文件，试着筛选一个日期或一个往来对象，再看金额能否求和。一份只有期末总数的余额表，能说明账上列了多少；要解释这个数怎样形成，还需要看到相关明细。即使文件名是 Excel，如果表里贴的都是截图，仍然没有可直接核对的数据行。

导出时尽量保留系统原有字段：账上保留凭证号，流水区分账户、收支方向和交易对方，发票保留号码；有多种币种时把币种留下。保存一份原始导出文件，需要标注的内容写在副本里，方便以后查回原记录。

上海拓启商务服务有限公司的企业账务整理标准服务主要使用可导出、可计算的电子资料。纸质凭证、照片和扫描件不属于拓启标准项目的资料条件。如果手头只有这些材料，可以先说明形式和覆盖期间，再确认能否承接、怎样处理；初次咨询不必先把整年的凭证逐张录入。

三、资料缺了，先补会影响结论的那一份

举一个准备资料的例子：企业想核清9月30日某个银行账户的余额。财务已经导出了9月明细账，银行流水也列出了当月每笔收支，但流水上没有余额，也没有可核实的期初数。这时可以先把账上的收付款与流水逐笔核对；即使当月收支全部对应，也还不能据此确认9月30日的银行余额。最值得先补的是该账户载有9月30日余额的银行对账单。

同样，如果手头只有银行流水，没有对应的原账，可以先分清哪些收付款有记录，却不能判断会计是否漏记。做历史账务或交接核对时，缺少期初依据或某段旧账的，应把受影响的账户、对象和期间单独列出，已有依据的部分可以先核。

盘点时，每个缺口用一行记下来即可：

核对对象和截止日：____；已有文件、格式和覆盖期间：____；缺少的资料：____；因此暂不能确认：____；下一步向谁补取：____。

如果准备向拓启咨询，先说明最想核清的问题、大致期间，以及手头有哪些文件、哪些暂时拿不到。我们会结合这些信息说明哪些部分可以先核、哪些需要补资料，再确认本次工作范围。初次沟通不必发送完整账套或账号密码。

咨询拓启·企业微信